ERP-system är närmast ett krav för alla företag som strävar efter lönsamhet. Kommunikationen inom organisationen måste löpa friktionsfritt och samtliga personer måste inom ramen för sin befattning ha tillgång till aktuell information om varuflöden och rådande ekonomisk situation. ERP-systemet och dess interaktion med andra program utgör en stor del av företagets IT-miljö och valet av leverantör är därför av avgörande betydelse.  

Vanliga funktioner i ett ERP-system 

Typiska funktioner som hanteras av ett ERP-system är till exempel produkt, inköp, logistik (WMS, TMS), personaladministration, butikskassa, försäljning (webb, callcenter) och bokföring. Integrationen mellan olika verksamhetsområden blir bättre och besparingarna i administrativa kostnader större ju större del av arbetet som kan skötas inom ERP-systemet. Leverantören av ett ERP-system bör därför ha stor erfarenhet av er bransch och kunna visa upp lyckade implementeringar av sitt system för kunder med en kravprofil som liknar er. 

Vad överväga vid byte av ERP-system 

Det finns många delar att överväga vid ett byte av ERP-system. Ni tar en stor risk om leverantören inte tidigare har genomfört det i er bransch.  Det är viktigt att ni redan innan projektstart kan komma överens med leverantören så att båda parterna tydligt förstår vilka uppgifter som är respektive parts ansvar. Det krävs att leverantören är tydlig med vad som förväntas av er. Personalen måste utbildas och anpassa vissa rutiner till det nya ERP-systemet. Byteskostnaderna kan vara både höga och oförutsägbara, och det är storleken på dessa utgifter och acceptansen för riskerna som avgör om ett byte av ERP-system är ekonomiskt försvarbart. 

En av de mer centrala frågorna är om det går att överföra information från det gamla ERP-systemet i dess nuvarande format och om man behöver arkivera äldre data. Det finns lagkrav på att till exempel lagra transaktionsdata i sju år medan personuppgifter generellt inte får behållas längre än nödvändigt. Det innebär att ytterligare resurser kan krävas för hanteringen av information utanför ERP-systemet.

Skydd av information 

ERP-systemet ska även skydda användarens information från intrång samt manipulation och insyn av obehöriga. Det är användarna själva som är det största hotet mot informationssäkerheten. Det måste därför vara möjligt att styra informationstillgången efter behoven i dom befattningar som finns på ert företag. Man måste också ta ställning till om data ska lagras och processas i molnet eller om det lönar sig att bekosta en egen server. Att samtliga serverlösningar också är oföränderliga/immutable är också viktigt för att skydda er information. 

Med all information samlat inom ett system får ledningen tillgång till data om inköp samt orderingång med priser och marginaler i realtid. Det blir möjligt att ta ut data för att analysera företagets affärsprocesser och koordinera inköp med inkommande försäljning samt ha kontroll över lager och tillgängliga saldon. När ett ERP-system väl är installerat bör den fortsatta utvecklingen av företagets arbetsprocesser ske på ett sätt som fullt ut nyttjar potentialen i systemet. 

Välj rätt partner 

Leverantören av ERP-systemet är därför nyckelpartnern som både skräddarsyr systemet efter era krav och ser till att verksamheten drivs utan kostsamma störningar. Det är därför viktigt att ERP-systemleverantören känner er bransch ingående. En mindre branschinriktad leverantör kan i vissa fall som start hålla lägre priser som ofta ökar rejält efter hand för att anpassa systemet till era specifika behov. Att välja en partner som både driver ERP-systemet och implementationen kan vara en klar fördel. 

Låter det intressant? Tveka då inte att kontakta Evolution Commerce via www.evolutioncommerce.se eller jon.josefsson@evolutioncommerce.se för mer information.